Organização de Arquivos

Você sabe a importância da organização de arquivos digitais, hoje em dia?

Já aconteceu com você de colocar um nome em um arquivo e não encontrar mais? Ou de criar um padrão de nomenclatura e mudar ele toda vez que salva um novo arquivo? Ou você nunca pensou sobre isso e toda vez que vai salvar um arquivo fica pensando que nome dar? Pois é, dar nome em arquivos pode até parecer uma coisa simples na correria, mas depois não encontramos nada.

Criando padrão de nomenclatura

Supondo que você não esteja em uma organização com padrões definidos, eu vejo o padrão de nomenclatura como algo bem pessoal. Então tudo depende do que você vai guardar, com que frequência vai acessar, com o que trabalha e quais são os arquivos. Opte pela simplicidade, seja claro e não adicione firulas. Quanto mais complexo, mais difícil de lembrar e maior a preguiça na hora que for criar arquivos ou, pior, quando for organizar eles.

Use nomes simples: Nota Fiscal – Empresa.pdf, Fatura – Condomínio.pdf, Contrato – João.doc, Relatório – Horas consumidas.xls, Relatório – Registro de acesso.xls, 2016 – Financeiro.xls, etc.

Padrão para arquivos com datas

Gosto de manter datas invertidas (ano mês dia | 20160601) no início de documentos datados, para a ordenação dos arquivos na pasta ficarem cronológicas, ou seja, mantendo a data invertida o sistema irá priorizar o ano, o mês e depois o dia, facilitando a visualização dos arquivos. A ordenação da sua pasta ficaria assim:

  • 20160515 – NF – Empresa.pdf
  • 20160520 – NF – Empresa.pdf
  • 20160615 – NF – Empresa.pdf
  • 20160620 – NF – Empresa.pdf

Já o uso do dia é conforme a necessidade do conjunto de arquivos. Por exemplo, uma fatura mensal não precisa do dia no nome do arquivo, já para um contrato seria interessante ter o dia junto do ano e mês.

Exemplo para faturas: [201606] Eletropaulo.pdf
Exemplo para contratos: [20160615] Contrato – João Consultoria.pdf

Veja que no primeiro caso me refiro ao mês de junho de 2016, já no segundo me refiro ao dia 15 de junho de 2016.

Padrão para arquivos de nomes específicos

Eu prefiro manter no nome o tipo do documento e a quem ele se refere, mesmo que seja repetitivo por estar em uma pasta que já deixa claro do que se trata. Por exemplo, se eu tiver uma pasta Empresa X, vou manter no nome do arquivo o Empresa X, assim como se eu tiver uma pasta Contratos, vou manter a palavra Contrato no nome do arquivo. Ficaria dessa forma:

[201606] Empresa X – Nota Fiscal.pdf[201606] Empresa X – Contrato.pdf

Gosto dessa maneira por ajudar na busca visual e, principalmente, facilitar na busca do sistema. Se você digitar “contrato empresa x” o sistema apresentar exatamente esse arquivo. Agora supondo que você tenha vários arquivos Contratos.pdf e estão apenas separados por pasta de empresas – quando você pesquisar por “contrato” vão aparecer vários e você vai precisar analisar qual é o da Empresa X.

Guardando o padrão de nomenclatura

E aí você cria uma penca de padrões e não consegue lembrar, né? Eu tenho um jeitinho fácil de lembrar: post-it. Sério! Escreva os padrões em um post-it deixe ele no seu computador – pode ser no monitor, no gabinete, na tampa do notebook. Deixe em um lugar visível e de fácil acesso, para não bater a preguiça de consultar quando for salvar um arquivo. Com o tempo você vai decorar a colinha que criou e poderá guardar o post-it. 🙂

Organização de Arquivos

Aplicando o padrão de nomenclatura

Aqui entra o famoso hábito: precisamos nos forçar a fazer no começo e depois acabamos fazendo no automático. Dê o nome certo quando for salvar o arquivo, não deixe pra depois. Consulte a colinha de padrões no momento de nomear o arquivo, mesmo que ela esteja longe. De início vai ser chato, eu sei, mas depois você vai fazer tão automático que nem vai perceber.

Evite alguns padrões

Tem alguns padrões que acabam sendo um calo no sapato. Bons exemplos são:

  • Arquivo01
  • Arquivo02
  • Imagem001
  • Imagem_site-y_01
  • Site V1
  • Site V1 Final
  • Site V2 (ah sim, a V1 Final nunca vai ser final, acredite)
  • Site V2 Aprovado Final

Tente manter padrões para arquivos que precisam de aprovações. Palavras como final e aprovadochamam atenção e no fim das contas elas acabam confundindo e nunca sabemos se a V3 é a final de verdade ou se usamos a V2 Aprovado Final.

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Agora me conta como são os seus padrões: Um padrão novo por arquivo? Um super padrão que te dá dor de cabeça? Um padrão simples e funcional que a busca adora?
E se precisar de mais exemplos ou ajuda específica, é só deixar as dúvidas aqui nos comentários. 🙂

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